Bien gérer et suivre sa comptabilité d'entreprise : comment faire?
Gérer correctement sa comptabilité d'entreprise est essentiel. Que vous soyez une petite entreprise, une startup ou une PME, comprendre les principes comptables de base, utiliser un logiciel comptable adapté et connaître vos obligations financières sont des étapes incontournables. De la gestion des entrées et sorties d'argent à l'organisation du cycle comptable, nous vous guidons dans ce processus essentiel pour la santé financière de votre entreprise.
Pourquoi la comptabilité est-elle importante?
La comptabilité joue un rôle crucial dans la gestion de toute entreprise. Elle permet de suivre et de contrôler les flux financiers, évaluant ainsi les risques associés. Concrètement, il s'agit d'un processus systématique qui comprend l'enregistrement des transactions, la préparation des états financiers et l'analyse des performances.
Grâce à la comptabilité, les entreprises peuvent connaître le coût exact d'un produit ou d'une prestation de service, ce qui est essentiel pour fixer un prix de vente ou d'achat adapté.
Elle permet également de déterminer les dépenses et les recettes d'un poste précis, d'analyser la rentabilité d'un projet, d'évaluer les stocks, et d'étudier la performance de chaque service.
En fournissant une image fidèle du patrimoine et de la situation financière de l'entreprise, elle aide les dirigeants à prendre des décisions éclairées.
L'importance de la comptabilité ne se limite pas à la gestion interne. Elle est également essentielle pour répondre aux exigences légales. Toute entreprise est en effet tenue de produire des comptes annuels.
Comment faire et organiser sa comptabilité pour une petite entreprise (PME) ou entreprise individuelle?
Utiliser un compte bancaire dédié à l'entreprise
Même s'il peut être intéressant d'économiser quelques dollars lorsqu'on se lance, l'utilisation d'un compte bancaire et d'une carte de crédit dédiés à l'entreprise vous fera gagner beaucoup de temps. Il est en effet plus simple de vérifier les entrées et sorties d'argent sur un compte dont les opérations sont uniquement faites pour l'entreprise. Si vos opérations personnelles s'ajoutent à cela, votre tenue de livres deviendra vite un casse-tête.
Utiliser un logiciel comptable auquel vous êtes habitué
Si vous avez déjà utilisé un logiciel de comptabilité, vous maitrisez certainement les opérations les plus courantes. Vous avez l'habitude de faire votre comptabilité dessus, il sera donc sûrement le plus adapté à vous puisqu'il ne nécessitera que peu d'apprentissage. Si, au contraire, vous n'avez jamais utilisé un logiciel de comptabilité, choisissez-en un facile d'utilisation et convivial. Vous comprendrez plus vite comment réaliser votre tenue de livres et les opérations les plus courantes. De plus en plus de logiciels permettent de faire sa comptabilité en ligne, permettant l'accès plus facilement à votre comptable.
Suivre un cours ou une formation sur les principes comptables
En tant qu'entreprise individuelle, on doit souvent porter plusieurs chapeaux et la comptabilité fait partie des tâches à réaliser dans le cadre de son activité professionnelle. Il est bon de comprendre les finances de l'entreprise et d'acquérir des bases en comptabilité, afin de prendre les meilleures décisions d'affaire. N'hésitez pas à investir dans un formation sur la comptabilité pour découvrir la différence entre comptabilité de caisse et d'exercice, appréhender votre fonds de roulement et vos états financiers.
Être soutenu par un expert comptable en cas de besoin
Que vous soyez un travailleur indépendant, une petite ou une moyenne entreprise, le risque d'erreurs dans votre comptabilité n'est pas nul. Il se peut également que certains concepts soient plus difficiles à appréhender, et l'appui d'un expert à titre de consultant pourrait grandement vous aider. Pensez dès que possible à vous entourer d'un comptable en qui vous avez confiance, qui saura vous indiquer d'éventuelles erreurs mais surtout vous expliquer comment les corriger et les éviter à l'avenir.
Les tâches comptables dans une entreprise
La tenue de livre
La tenue de livre correspond à la saisie des données concernant vos dépenses d'entreprise et vos entrées d'argent. A l'aide d'un logiciel de comptabilité, le but est de consigner et classer ces transactions afin d'avoir une bonne visibilité sur les flux de trésorerie et les résultats de l'entreprise à un moment donné. Ici, vos relevés bancaires vous aideront dans la réconciliation bancaire, pour vous assurer de n'avoir fait aucun oubli.
Le calcul de la paie
Pour les entreprises qui ont des employés, le système de calcul de la paie doit se faire chaque mois, selon la présence ou l'absence des employés, leurs vacances. Souvent externalisé, il peut aussi être géré en interne pour garder un regard sur les finances de l'entreprise.
La déclaration des taxes
Dès que vous dépassez 30 000$ de chiffre d'affaires facturé à vos clients, vous devez prélever des taxes de vente et les reverser aux autorités fiscales. La déclaration peut se faire mensuellement, trimestriellement ou annuellement, selon votre choix. Pensez dès le lancement de votre entreprise à l'impact des taxes de vente sur vos clients. En effet, appliquer la taxe de vente peut impliquer que votre chiffre d'affaires dépasse les 30 000$ et ainsi donner une bonne impression de votre entreprise. Réfléchissez aussi à la transition : cela peut être une mauvaise surprise pour un client qui paye votre tarif et voit le tarif augmenter à cause des taxes!
La déclaration d'impôts
La déclaration d'impôts prend 2 formes différentes, selon votre structure d'entreprise. Si vous êtes travailleur autonome, il s'agit directement de votre déclaration de revenus, sur laquelle vous allez indiquer les revenus de votre entreprise, ainsi que les charges et déductions à la source le cas échéant. Pour une entreprise incorporée, il s'agira d'une déclaration réalisée pour l'entreprise, séparément de la déclaration de revenus des administrateurs de l'entreprise. Pensez à bien photocopier et ranger les documents utilisés pour la déclaration afin de pouvoir les présenter aux autorités fiscales si nécessaire.
Les états financiers
La production des états financiers a pour objectif de vous donner une image nette de votre entreprise à la fin de votre année financière. Ils mettent en avant notamment le bilan de l'entreprise, l'état des résultats, les flux de trésorerie et l'état des bénéfices non répartis. On obtient ainsi une idée des actifs, des dépenses d'entreprise, de sa rentabilité ou encore des bénéfices à réinvestir dans l'entreprise. C'est donc un outil de gestion sur lequel vous appuyer pour gérer votre entreprise, obtenir du financement... Ils constituent ainsi un document qui détermine le degré de confiance que les institutions financières peuvent vous accorder.
Maintenir une gestion saine de la fiscalité dans l'entreprise
Le fonds de roulement
Le fonds de roulement correspond à la différence entre les actifs à court terme et les passifs à court terme. On peut entendre par actifs à court termes l'argent présent dans la caisse, ce que les clients nous doivent et les stocks par exemple. Les passifs à court terme sont les factures à payer, les cartes de crédit à rembourser, les marges de crédit ou les impôts à payer.
Le fonds de roulement indique votre santé financière, notamment en prouvant votre capacité financière à rembourser vos factures. Analysez régulièrement le fonds de roulement pour identifier vos besoins de financement et veillez à optimiser les délais de paiement de vos clients et obtenir de meilleurs délais auprès de vos fournisseurs.
Les flux de trésorerie
Les entrées et sorties d'argent de votre entreprise sont votre flux de trésorerie. De même que le fonds de roulement, suivre les flux de trésorerie permettent d'éviter les problèmes de liquidité. Une entreprise dont le flux de trésorerie est négatif sur le long terme pourrait par exemple faire faillite.
Ayez toujours en tête un budget de trésorerie prévisionnel pour des achats à venir, prévus ou imprévus. Les logiciels de comptabilité sont souvent dotés d'outils de gestion qui vous donnent un aperçu en temps réel de vos flux de trésorerie. Consultez-les régulièrement!
Le recouvrement de factures
Le recouvrement de factures consiste à récupérer l'argent qui vous est dû par un ou des clients. Il est important de faire un suivi régulier et efficace des factures, afin de se faire payer dans les temps et ainsi conserver un bon fond de roulement.
Réfléchissez dès que possible à votre process de recouvrement : quelles sont les actions à mettre en place si la facture n'a pas été réglée à son échéance? quels sont les délais? Avec un logiciel de gestion ou de comptabilité, il est souvent possible d'automatiser les rappels de paiement et de suivre plus facilement les factures en souffrance.
Le paiement des fournisseurs
De même que vous appréciez être payé dans les temps, vous garderez de meilleures relations avec vos fournisseurs si vous gérez efficacement vos paiements. Le recouvrement de factures joue ici aussi son rôle, vous permettant d'avoir la trésorerie pour le règlement de vos fournisseurs. Cela vous permet aussi d'éviter des pénalités! Pensez à négocier des délais de paiement intéressants et à planifier vos paiements récurrents avec les périodes d'entrées d'argent pour vous faciliter la tâche.
Comptabilité de caisse ou d'exercice?
La comptabilité de caisse a pour principe de déclarer les revenus que vous gagnez lorsqu'on vous paie et les dépenses lorsqu'elles ont été effectuées. Avec la comptabilité d'exercice, les revenus sont déclarées dès l'émission de la facture, de même que les dépenses, lorsqu'on les reçoit. La gestion financière s'en trouve fortement affectée puisque les déclarations de taxes et d'impôts vont s'appliquer à des montants différentes selon le type de comptabilité utilisé.
La comptabilité de caisse (ou comptabilité de trésorerie)
La comptabilité de caisse dépend des mouvements d'argent dans votre caisse ou votre compte bancaire. Pour des petites entreprises, ce type de comptabilité est souvent plus simple et permet d'obtenir une vision claire de la trésorerie. Pourtant, ce type de comptabilité n'est autorisé que pour un certain type d'entreprise au Canada. Pour la plupart, c'est la comptabilité d'exercice qui s'applique.
La comptabilité d’exercice
Pour la comptabilité d'exercice, c'est la date de la facture qui doit être enregistrée et non celle du paiement. On obtient ainsi une meilleure vision des finances de l'entreprise et on peut anticiper les mouvements d'argent.
Comme la comptabilité d'exercice est celle reconnue par le Canada, choisissez un logiciel comptable qui permet de gérer des écritures comptables avec la comptabilité d'exercice. Il est aussi important de bien comprendre le fonctionnement de ce type d'écriture, et de former vos collaborateurs, le cas échéant.
De nombreux éléments sont à considérer lorsqu'on souhaite effectuer sa compatibilité d'entreprise. En suivant les conseils de Comptabilité BC, vous vous assurez de démarrer ou de reprendre de bonnes bases pour votre comptabilité, en comprenant mieux vos obligations, en vous organisant mieux et avec une meilleure gestion de la fiscalité de votre entreprise.
Pour vous assurer une compatibilité saine et un suivi pertinent de la santé de votre entreprise, nous vous invitons tout de même à vous faire accompagner par une personne experte en comptabilité, pour obtenir des conseils personnalisés.
